Jeder Mitarbeiter des ADAC Nordrhein verfügt über einen Email Account.
Gesetzliche Anforderungen und Betriebliche Gründe erfordern, dass Geschäftsrelevante Mails – neben der Zustellung an Sie – revisionssicher aufbewahrt werden.
Zur Archivierung setzen wir auf InPoint und unser Archiv liegt auf einem revisionssicheren Speichersystem von DELL/EMC. Hier landen die Mails in einem Container der eine definierte Aufbewahrungszeit von 10 Jahren für jedes gespeicherte Objekt eingestellt hat. Innerhalb dieser Zeit kann das Objekt – in diesem Fall die Mail – weder bearbeitet noch gelöscht werden. So sind unsere Mails revisionssicher und Gesetzkonform aufbewahrt.
Da der Inhalt der Mails an Sie gerichtet ist – und nicht automatisiert klassifiziert werden kann, sind wir gezwungen alle eingehenden Mails zu archivieren – inkl. Unerwünschten Mails. Über die Aufbewahrungszeit kommt so eine große Menge an Daten zusammen.
Im Schnitt erreichen uns 150000 Mails pro Monat.
Alle eingehenden Mails werden nach dem Übergang an unsere Systeme an Ihre Mailbox übermittelt und gleichzeitig wird eine Kopie erstellt, diese wird dann direkt archiviert. Nach einer definierten Zeit werden die Objekte in Ihrem Postfach entfernt und durch einen Link auf das bereits archivierte Objekt ersetzt. In Outlook können Sie jederzeit auch auf die archivierten Objekte zugreifen, diese laden dann aus dem Archiv. Bei Mailinhalten merken Sie keinen Unterschied zwischen einer Objekt welches Sie aus dem Archiv erhalten, lediglich bei großen Anhängen kann es zu einer kleinen Wartezeit kommen.
Auf die Inhalte des Archives können nur berechtigte Personen zugreifen, das sind erst einmal ausschließlich Sie. Nur unter Berücksichtigung der gesetzlichen Auflagen könnte eine Dritte Person Zugriff auf diese Inhalte erhalten (Legal Hold).