In Vorbereitung auf die Neuordnung unserer digitalen Datenablagen, erhalten Sie hiermit eine Erläuterung zu anstehenden Änderungen für Laufwerke, welche bei Mitarbeitern standardmäßig eingebunden sind

Laufwerk I:

Über das Laufwerk I: erhalten Mitarbeiter Zugriff auf alle unternehmensrelevanten Daten, die im jeweiligen Zugriff des Mitarbeiters liegen.

So sind hier – Stand „Jetzt“ – die Fachbereichslaufwerke, der Datenaustauschordner, sowie weitere Ordner verfügbar.

Die Struktur der Ordner wird in naher Zukunft überarbeitet und angepasst werden.
In Prüfung ist derzeit auch noch die Einbindung bzw. der Abgleich mit Daten die „In der Cloud“ liegen oder liegen werden (Office 365).
Ziel ist es, Daten und Informationen einfacher zu finden und zu erreichen. Ziel ist auch, die Ordnerstruktur flacher zu bekommen, redundante Unterordner sollen verschwinden.

Für dieses Laufwerk bestehen verschiedene individuelle Berechtigungen für User oder Gruppen. Hinzu kommt ein Zugriff für administrative und unternehmerische Belange.

Update: Dieses Laufwerk wird zukünftig durch SharePoint ersetzt

Laufwerk U: (bzw. M: in ACs)

Dieses Laufwerk ist direkt einem Mitarbeiter zugeordnet und steht als Ablage Ort für persönliche Daten – im Kontext des Arbeitsumfeldes – zur Verfügung.

Hier befinden sich Daten, welche keinem unternehmerischen Interesse unterliegen!
Dabei kann es sich z.B. um Kommunikation mit dem Betriebsrat oder PER handeln, oder eine Speicherung von persönlichen Arbeitsverträgen und ähnlichen Daten.

Auf diesen Bereich hat nur der jeweilige Mitarbeiter selbst Zugriff!
Anmerkung: für gewisse administrative Tätigkeiten besteht eine Berechtigung (Datensicherung, Systemaufgaben).

Für unternehmerische Belange gibt es keinen eingerichteten Zugriff.

Sollte solch ein Zugriff nötig werden, dann wird dieser, nur für einen definierten Zeitraum, und NUR nach Freigabe durch den Betriebsrat sowie den Datenschützer eingerichtet. Einsicht darf nur im 4+ Augen Prinzip mit dem Betriebsrat und/oder Datenschützer genommen werden.

Diese Regelung macht den Ordner für unternehmerische Daten unbrauchbar.

Hinzu kommt, dass keine Nutzung für private Daten (Musik Sammlungen, Video Ablage, private Fotosammlungen etc.) vorgesehen ist.

Für diesen Ordner wird am 16.7.18 eine Platzbegrenzung (Quota) eingerichtet.

Alle Mitarbeiter werden gebeten, sämtliche Daten mit unternehmerischer Relevanz auf Laufwerk I:  zu verschieben! Dieses bitte in Absprache mit dem jeweiligen Fachbereichsleiter.

Wenn Zugriffsbeschränkungen für (neue) Ordner benötigt werden, bitte über das ITK Helpdesk beauftragen

Ab dem 01.09.18 wird dann mit jedem Mitarbeiter oberhalb des Quota Limits eine Lösung erarbeitet.

Update: Dieses Laufwerk wird zukünftig durch OneDrive for Business ersetzt

Einführung Cloud Speicher

Unsere Planung sieht die Einführung von OneDrive for Business und SharePoint als moderne Cloud-Speicherlösungen vor. Diese Tools werden die klassischen Laufwerke I:, M: und U: ablösen und bieten erweiterte Möglichkeiten für Zusammenarbeit, Flexibilität und sicheren Zugriff von überall.

Derzeit befinden wir uns in der Pilotphase, in der wir die Nutzung dieser Plattformen testen und optimieren. Während dieser Phase führen wir umfassende Mitarbeiterschulungen durch, um sicherzustellen, dass alle Benutzer mit den neuen Tools vertraut sind und wissen, wie sie effektiv eingesetzt werden können.

Die offizielle Einführung und Freigabe ist für das erste Quartal 2025 geplant. Bis dahin stehen wir Ihnen für Fragen und Unterstützung zur Verfügung, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.

One Drive for Business

OneDrive for Business ist ein cloudbasierter Speicher-Dienst von Microsoft, der es uns ermöglicht, Dateien zentral zu speichern, zu teilen und zu verwalten.

Wir bieten damit jedem Mitarbeiter einen persönlichen Speicherplatz, der aktuell 100 GB Speicherplatz bietet. Der Dienst ist nahtlos in Microsoft 365 integriert und unterstützt die Zusammenarbeit im Team durch einfache Freigabe- und Zugriffssteuerungsoptionen.

Wir verwenden OneDrive for Business im ADAC Nordrhein, um unternehmensrelevante Daten sicher zu speichern und sicherzustellen, dass Dokumente jederzeit und von jedem Ort aus zugänglich sind.
Es ist wichtig zu betonen, dass die Nutzung auf geschäftliche Daten beschränkt wird, um die Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, werden die gespeicherten Daten automatisch an den Vorgesetzten übertragen. Dies ermöglicht eine reibungslose Übergabe und verhindert den Verlust wichtiger Unternehmensinformationen.

Sharepoint

SharePoint ist eine webbasierte Plattform von Microsoft, die in Unternehmen zur Zusammenarbeit und zum Dokumentenmanagement verwendet wird. Es ermöglicht Teams, Dateien und Informationen zentral zu speichern, zu organisieren und gemeinsam zu bearbeiten. Durch SharePoint können Benutzer Dokumente effizient teilen und an Projekten zusammenarbeiten, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens.

Im ADAC Nordrhein wird SharePoint als Ersatz für traditionelle Fachbereichslaufwerke eingesetzt. Es bietet eine strukturierte Umgebung, in der Teams ihre spezifischen Dokumente und Ressourcen zentral verwalten können. Diese Lösung erleichtert den Zugriff auf wichtige Dateien, verbessert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen aktuell und konsistent gehalten werden.